Een toekomstbestendige organisatie is ook een wendbare organisatie. Ook met onze processen en systemen faciliteren wij de ontwikkelingen. Daarom blijven wij investeren in en werken aan het continu verbeteren van onze processen, applicaties en systemen. Zo zorgen we ervoor dat we nu en in de toekomst beschikken over betrouwbare, veilige en weerbare informatievoorziening, registratie en administratie die onze dienstverlening voor inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen zo optimaal mogelijk ondersteunt.
ICT
In 2025 is het inrichten van Applicatie Levenscyclus Management een speerpunt. Dit stelt ons in staat om tijdig in te spelen op de noodzaak om applicaties te updaten, verlengen of vervangen. Hierdoor kunnen we beter plannen binnen onze ICT-Portfolio en wordt de financiële impact en meerjarige begroting op dit onderdeel voorspelbaarder.
Daarnaast anticiperen wij op de beweging in het ICT landschap van applicaties in eigen beheer naar applicaties in beheer bij een leverancier. In de eerste helft van 2025 bestaat ons datacenter voor zo'n 95% als 'Cloud' oplossing. Doordat we meer applicaties en voorzieningen als dienst via de 'Cloud' afnemen, heeft dit gevolgen voor de manier waarop wij invloed kunnen en moeten uitoefenen op de ontwikkeling van deze verschillende Cloud-diensten. De nadruk komt meer te liggen op regievoering van de dienstverlening en dit vereist dat we komen tot het opzetten en inrichten van contract- en leveranciersmanagement. Met de extra investering die we in 2024 en 2025 doen, krijgen we zicht op de structurele inrichting daarvan en wat daarvoor op de lange termijn nodig is.
In 2025 ligt extra focus op datagedreven werken en het veilig en ethisch verantwoord toepassen van AI.
Informatiebeheer
In 2024 is gestart met het thema 'Informatiebeheer in beweging'. Hierbij wordt er een inhaalslag gemaakt met vernietiging en archivering van informatie, waarvan de bewaartermijn is verstreken. Ook vindt er een verschuiving in werkzaamheden plaats, waarbij de nadruk meer komt te liggen op het digitaal beheren, archiveren en vernietigen van informatie. Daarnaast worden de informatiestromen en bronsystemen van de verschillende afdelingen opnieuw in kaart gebracht. Vanuit deze trajecten wordt bekeken wat er structureel nodig is om als team Informatiebeheer hier blijvend invulling aan te kunnen geven. Ook in 2025 zal dit de nodige aandacht vergen.
We bereiden ons verder voor op de overgang naar een digitale bewaarplaats, een zgn.
E-Depot, die ons in staat stelt om invulling te geven aan de wettelijke verplichting de te bewaren digitale bestanden daar naartoe over te brengen. Deze E-Depot voorziening moet gereed zijn ingaande 2028. Uiterlijk in de begroting 2027 zullen wij u een voorstel doen voor de omvang van de financiering daarvan.
Daarnaast zal 2025 ook draaien om de uitrol van MS Teams en SharePoint binnen de gehele organisatie, na een succesvolle pilot in 2024. Deze digitale samenwerkingsmogelijkheden maken het mogelijk om op afstand effectief samen te werken en altijd toegang te hebben tot de laatste versie van bestanden en informatie, waar je ook bent.
Doelstelling(en):
1. | Onze interne dienstverlening is professioneel, voorspelbaar en modern. |
|---|---|
2. | De informatie in de organisatie die we moeten bewaren is goed geordend, vindbaar en herbruikbaar. Informatie die niet bewaard dient te worden, wordt tijdig vernietigd. |
3. | Informatie is goed beveiligd en de organisatie is weerbaar (als het misgaat, wordt dat snel opgemerkt en hersteld). |
4. | Medewerkers zijn in staat MS Teams en Sharepoint optimaal te gebruiken. |
Activiteiten 2025 | ||
D1-A1 | We voeren tijdig aanpassingen en updates uit. | |
|---|---|---|
D1-A2 | We ontwerpen en richten het HR- proces van instroom-doorstroom en uitstroom van medewerkers opnieuw in. | |
D1-A3 | We maken een centraal overzicht van applicaties, inclusief bijbehorend versienummer van de applicaties, contracteigenaar en contractduur en houden dit vervolgens actueel. | |
D2-A1 | We brengen per afdeling in beeld welke informatiestromen en informatiedragers er zijn en brengen, waar dit nog niet afdoende is geregeld, deze informatie gefaseerd onder beheer. Dit beheer, bewaren en tijdig vernietigen, is digitaal en vind primair plaats daar waar deze informatie binnenkomt en/of wordt verwerkt. | |
D2-A2 | We dragen zorg voor het tijdig actualiseren van de Dienstverleningsovereenkomst met Het Utrechts Archief. | |
D2-A3 | We maken een inhaalslag op de te vernietigen archieven. | |
D3-A1 | We maken een cyber- en IT-crisisplan en operationaliseren deze. | |
D4-A1 | We optimaliseren de inrichting en het gebruik van MS Teams en SharePoint en passen hier het archiefvernietigingsbeleid toe. | |